Email-Flut – Teufelszeug und Stress-Monster

Gestern Abend, es war sommerlich heiß in Hamburg, und dennoch hatten sich fast 50 Interessierte aus Unternehmen und Selbstständige zur Tagung„Zukunft unternehmen“ (organisiert von “Trusted Care”) eingefunden. Schon in der Diskussionsrunde wurde klar: Hier sitzen  Menschen, die Stress kennen – und mit vielen fordernden Situationen im Job auch gut umgehen können.

Aber was viele bis aufs Blut nervt ist: Die Emailflut.

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Dutzende bis Hunderte von Mails wälzen sich jeden Tag in den Computer – und wollen gelesen und bearbeitet werden. Nicht selten haben die kleinen Mails einen großen Arbeitsauftrag im Schlepptau, der natürlich immer eilig ist und

keinen Aufschub duldet. Einer aus dem Publikum murmelte „Teufelszeug“.

Und man fragt sich? Warum tun wir uns das an? Lassen uns von kleinen elektronischen Nachrichten terrorisieren?

Die Hirnforschung hat da eine interessante Entdeckung gemacht: Jede E-Mail bedeutet auch „jemand nimmt Kontakt mit mir auf“ – und weil wir Menschen vor allem soziale Wesen sind, löst jede Mail in unserem Gehirn eine kleine Ausschüttung Dopamin – auch bekannt als Belohnungshormon – aus. Und damit einen Kick, der uns anregt und gute Laune macht. Das klingt vielleicht absurd, wenn man von den Mails eigentlich genervt ist – aber es ist ein wenig wie mit der Tüte Chips oder dem Glas Wein zu viel. Man liebt und hasst es zugleich, dass man sich so leicht verführen lässt.

Und genau deshalb, haben die Tricks, mit denen man sich aus dem Email-Stress löst, ein wenig Ähnlichkeit mit Diät-Tipps.

Hier die 5 besten Punkte, wie Sie die Emailflut in den Griff bekommen + ein Extratipp

  • Sorgen Sie für Email-freie Zeiten. Gut bewährt hat sich: Entweder gleich morgens losarbeiten und die wichtigsten Aufgaben angehen und die Mails erst in der ersten Arbeitspause (also nach ca 60 bis 90 Minuten) zu checken. Oder – für alle, die über Nacht wichtige Mails erwartet haben – ein Check gleich morgens und das Abarbeiten der Mails, die innerhalb von weniger als 5 Minuten zu erledigen sind und danach 90 Minuten Ruhezeit für konzentriertes Arbeiten.
  • Machen Sie das „Pling“ aus, das eingehende Mails anzeigt!
  • Bei wichtigen Mails: Formulieren Sie eine erste Antwort – und legen Sie die Mail dann zur Seite. Nach der Mittagspause haben Sie genug Abstand, um nochmal drüberzulesen. Falls die Mails nachmittags kommen, lieber eine Nacht drüber schlafen und am nächsten Morgen die Antwort gegenlesen und fertig stellen. Sie werden merken: Gekickt vom Dopamin antwortet man spontan auf Mails oft viel zu freundlich und verbindlich – „Ja, ich kümmere mich so schnell es geht“ etc. Mit etwas Abstand ist die Einschätzung oft realistischer und man merkt auch, wo das Gegenüber vielleicht eine Grenze braucht oder eine Rückfrage sinnvollwäre, bevor man vorschnell Zusagen macht. Wichtige Mails: Eine Nacht drüber schlafen, dann antworten
  • Wenn eine Email einen Arbeitsauftrag enthält: Stellen Sie sich vor eine echte Person käme in Ihr Büro und würde Ihnen den Auftrag in Papierform auf den Schreibtisch legen – wie fühlt sich das an? Ist das flott zu erledigen oder eher aufwändig? Die kleine Form „Mail“ verführt dazu, den Aufwand der Aufgabe total zu unterschätzen.
  • Fragen Sie sich, wenn Sie eine Mail schreiben, um Chef oder Kollege/In etwas zu bitten, zu klären etc. – Ist Mail die richtige Form oder wäre ein Anruf besser? Vielleicht sogar, dass ich kurz hingehe? Manche Mails lösen mehr Verwirrung und Rückfragen aus als nötig, weil man nicht die richtige Form gewählt hat. Faustregel: Kritik per Mail klingt immer härter als ein persönliches kritisches Wort.
  • Wenn Sie jetzt auch noch Ihre Kollegen mailmäßig entstressen möchten: Überlegen Sie bei jeder Mail einen kurzen Moment: Wer gehört wirklich ins CC? Sind es echt alle? Oder nur gezielt einige Personen. Passgenaue Email-Verteiler würden die Emailflut in Unternehmen schon extrem abflauen lassen.

Von Experten wird ja auch immer wieder gesagt, dass eine gute Ordnung im Postfach total Zeit und Kräfte ersparend sei. Das kann ich nur bedingt bestätigen. Ich persönlich sort

iere Mails, wenn die Projekte abgeschlossen sind alle in einen Ordner – das hilft mir später, wenn ich auf das Thema zurück kommen möchte, sehr. Aber im normalen Alltag sammeln sich die Mails einfach in meinem Postfach – und ich spare mir die Zeit fürs Sortieren völlig. Mich entlastet das.

Wie kriegen Sie die Mails in den Griff? Welche Tricks haben Sie, um sich von den Mails nicht stressen zu lassen?

Ich freue mich auf Kommentare und einenIdeenaustausch!!

Herzliche Grüße

Carola Kleinschmidt